La télématique embarquée est un outil puissant qui offre de multiples avantages aux entreprises (augmentation de la productivité, amélioration de la sécurité des conducteurs et des véhicules, gestion plus efficace de votre flotte…). Cependant, faire accepter cette technologie en interne peut s’avérer être un défi. Pour une meilleure adoption, la communication est le maître mot. Dans cet article, retrouvez un rappel de ce que dit la loi au sujet de l’équipement en télématique embarquée découvrez également nos conseils pour favoriser son acceptation au sein de votre entreprise.
Expliquer les avantages et lever les appréhensions
Afin de faire accepter la solution de télématique au mieux auprès de vos collaborateurs, il convient de leur rappeler les bénéfices que celle-ci peut apporter pour l’entreprise, mais aussi pour les collaborateurs eux-mêmes.
Rappel du cadre légal
Toutefois, il faut bien leur rappeler que la télématique n’a pas vocation à s’immiscer dans leur vie privée. Mais que dit la loi exactement ?
- Finalité de l’équipement en géolocalisation
Lorsqu’un employeur utilise la géolocalisation, cela doit être pour au moins une des 5 finalités suivantes, définies par la CNIL (délib. CNIL n°2015-165, 04 juin 2015).
- Le respect d’une obligation légale ou réglementaire imposant la mise en œuvre d’un dispositif de géolocalisation en raison du type de transport ou de la nature des biens transportés
- Le suivi et la facturation d’une prestation de transport de personnes ou de marchandises ou d’une prestation de services directement liée à l’utilisation du véhicule, ainsi que la justification d’une prestation auprès d’un client ou d’un donneur d’ordre
- La sûreté ou la sécurité de l’employé lui-même ou des marchandises ou véhicules dont il a la charge, en particulier la lutte contre le vol du véhicule
- Une meilleure allocation des moyens pour des prestations à accomplir en des lieux dispersés, notamment pour des interventions d’urgence
- Le contrôle du respect des règles d’utilisation du véhicule définies par le responsable de traitement, sous réserve de ne pas collecter une donnée de localisation en dehors du temps de travail du conducteur.
Définissez donc clairement la ou les motivations pour lesquelles vous êtes équipé !
Pour être en conformité avec le RGPD ((Règlement Général sur la Protection des Données), vous devez également veiller à ce que le recueil et la sauvegarde des données soient sécurisés. Cela signifie que vous ne pouvez saisir et transmettre que les données pertinentes et qui correspondent à la finalité à atteindre. Vous devez également vous assurez de la bonne confidentialité des ces données.
- Protection de la vie privée des salariés
Enfin, le salarié doit impérativement avoir la possibilité de désactiver à tout moment le dispositif de géolocalisation utilisé. Il doit pouvoir masquer sa position lorsqu’il le souhaite, pour ses périodes de pause ou en dehors de ses heures de travail par exemple. Pour ce faire, chaque fournisseur doit proposer dans sa solution une fonctionnalité pour passer en « mode vie privée », un mode qui permet de bloquer la localisation géographique une fois activé.
Avantages de la télématique embarquée pour l’entreprise
Avant de voir par quels moyens vous pouvez communiquer auprès de vos équipes, il faut déjà que vous ayez conscience des avantages de la télématique et que vous réussissiez à identifier lesquels seront les plus impactant dans votre société. Ce seront ces bénéfices qu’il faudra mettre en avant dans vos communications. Les avantages de la télématique embarquée pour l’entreprise sont nombreux :
- Optimisation des coûts : les plateformes de télématique peuvent par exemple vous permettre de calculer votre TCO (Total Cost of Ownership) afin de mieux gérer et rationaliser les coûts de votre flotte de véhicules, diminuez également vos dépenses en carburant grâce à l’optimisation des trajets, réduisez les risques de vol grâce à la géolocalisation et diminuez les risques de panne avec la maintenance prédictive.
- Gain de temps : grâce aux fonctionnalités offertes par la télématique embarquée, l’entreprise gagne un temps précieux notamment dans les démarches administratives (gestion des contrats, gestion des infractions simplifiée), dans les tâches quotidiennes (relevé à distances des kms des véhicules, inspection du véhicule…) . Ce temps gagné peut ainsi être mis à profit d’autres missions dans l’intérêt de l’entreprise.
- Amélioration de la qualité de service : optimisation des interventions grâce à la fonctionnalité ETA (Estimated Time of Arrival), vous pouvez informer vos clients de l’heure d’arrivée estimée de vos salariés sur le lieu d’une intervention
Avantages de la télématique embarquée pour le salarié
Au-delà des avantages qu’une solution de gestion de flotte peut apporter à l’entreprise, la télématique apporte également des avantages pour les salariés. Il est important de valoriser les avantages que cela peut leur apporter car il faut donner du sens à l’outil pour maximiser l’utilisation. L’idée est qu’il puisse identifier les bons côtés de cette technologie afin de l’accepter et de l’intégrer dans leur quotidien.
- Optimisation des itinéraires et réduction des temps de trajet (donc journées moins difficiles)
- Diminution des erreurs possibles dans le décompte du temps de travail (à partir du démarrage du véhicule ou arrivée sur le chantier grâce au système de badge)
- Simplification de la communication interne et externe avec les clients : le manager peut envoyer des notifications directement sur le téléphone du salarié pour transmettre une information, le collaborateur peut envoyer lui-même un ETA (estimation de son heure d’arrivée) à un client…
- Amélioration de la sécurité : la télématique embarquée permet de surveiller le comportement de conduite, tels que les excès de vitesse, les freinages brusques et les virages serrés. Ces données peuvent être utilisées pour fournir des conseils en temps réel aux conducteurs, ce qui contribue à améliorer leur sécurité sur la route, réduire les risques d’accidents et protéger leur bien-être.
- Réduction du stress : en fournissant des informations sur les itinéraires les plus rapides et les plus efficaces, la télématique aide les conducteurs à éviter les embouteillages et les déviations inutiles. Cela permet de réduire le stress lié aux déplacements professionnels, favorisant ainsi une meilleure qualité de vie au travail.
- Réduction de leur empreinte carbone : grâce aux fonctionnalités d’éco-conduite, le collaborateur peut adopter une conduite plus éco-responsable et ainsi diminuer son empreinte carbone sur l’environnement
- Formation et développement : les données de télématique peuvent être utilisées pour identifier les domaines où les conducteurs pourraient améliorer leurs compétences de conduite. Les entreprises peuvent fournir une formation ciblée pour aider les salariés à devenir de meilleurs conducteurs et donc améliorer leurs compétences
Bien évidemment, nous vous invitons à mettre en avant les leviers que vous comptez utiliser. Si vous certifiez que la télématique va aider à la réalisation des fiches de paie / indemnités convention 3107 etc. il faudra réellement le faire.
Comment communiquer et impliquer les conducteurs dans le processus d’adoption
Communiquer avec vos collaborateurs
Lorsqu’une flotte de véhicules est géolocalisée, il est important d’en informer les salariés. Pour maximiser l’utilisation de votre solution de télématique, il convient de bien communiquer en interne. Vous devez être transparent avec vos collaborateurs pour qu’ils puissent accepter la télématique.
Quels canaux de communication ?
Pour informer le personnel, la communication peut se faire via plusieurs canaux de communication :
- Affichage interne
- Mails/Newsletter
- Réunions d’informations
- et/ou directement en l’indiquant sur le contrat de travail.
Il convient d’adapter les canaux utilisés en fonction de vos collaborateurs. Par exemple, s’ils ne lisent jamais leurs mails, il va de soi que l’e-mail ne sera pas le canal à privilégier. En revanche, si vos salariés sont plutôt attentifs lors de vos réunions d’informations, c’est à ce moment là qu’il faudra partager l’information.
Adapter votre discours en fonction de vos interlocuteurs
Quand vous communiquez auprès de vos salariés, il faut trouver le bon positionnement, ou plutôt la bonne tournure de phrase pour communiquer efficacement en fonction de votre cible.
Vous devrez notamment identifier parmi vos collaborateurs, lesquels sont les plus à même d’adopter facilement cette technologie. Ces personnes correspondent à ce que l’on appelle des “leads users” : des collaborateurs enthousiastes et proactifs, qui sont souvent ouverts à la nouveauté.
Les Lead Users peuvent jouer un rôle essentiel dans l’adoption de la télématique au sein de votre entreprise. Ces collaborateurs peuvent avoir impact significatif sur la diffusion des bonnes habitudes liées à cette technologie et peuvent vous aider à convaincre les plus réfractaires. Leur influence positive favorisera l’acceptation et l’utilisation efficace de la télématique.
À contrario, vous devrez également identifier les collaborateurs les plus réfractaires afin de savoir vers quelles personnes vous devrez intensifier vos efforts de communication afin de les convaincre.
Former ses équipes pour une utilisation optimale
Ce n’est pas un secret, plus un individu connaît et comprend un outil, plus il est en mesure de l’adopter. Le chercheur F. Davis a notamment défendu cette idée en 1989 avec son modèle d’acceptation des technologies. Ce modèle montre l’impact de l’utilité perçue et de la facilité d’utilisation perçue sur l’intention d’utilisation. Concrètement : plus une personne comprend l’utilité d’un outil et son fonctionnement : plus elle l’utilisera.
Pour qu’il soit bien utilisé, il est donc primordial de former correctement vos salariés à l’utilisation de votre outil de télématique embarquée.
Récompenser et encourager l’utilisation de la solution
Mettre en place et communiquer au lancement c’est bien, maintenant il faut continuer vos efforts sur la durée et plus spécifiquement sur la première année.
Organiser des challenges entre conducteurs (écoconduite)
Pour impliquer davantage vos salariés et les motiver à utiliser la solution, pourquoi ne pas organiser des challenges entre conducteurs ? Grâce à votre équipement en télématique, le comportement de conduite de vos collaborateurs peut être mesuré et parfois même donner lieu à une note.
Grâce à ces données, vous pouvez effectuer un classement des conducteurs qui ont le comportement de conduite le plus éco-responsable !
En lançant des compétitions amicales, vous incitez les conducteurs à adopter des pratiques de conduite plus éco-responsables, telles que la réduction de la vitesse, les accélérations douces et les freinages progressifs.
Communiquer les succès et les bénéfices obtenus (orientés pour les salariés)
Pour renforcer l’adhésion à la solution de télématique, il est aussi important de communiquer sur les bénéfices obtenus.
Par exemple, vous pourriez publier régulièrement des témoignages de collaborateurs qui témoignent sur l’impact positif de la télématique pour eux. Communiquer les succès et les bénéfices obtenus par l’utilisation de la télématique est essentiel pour motiver les salariés et leur donner envie d’utiliser la solution. Cela permet également d’illustrer concrètement les avantages de cette technologie. Les employés peuvent par exemple raconter comment :
- Ils ont gagné du temps grâce à des itinéraires optimisés
- Ils ont renforcé leur sécurité en adoptant de meilleures pratiques de conduite
- Ils ont mieux été accueillis par les clients grâce aux ETA
En soulignant les succès individuels et collectifs obtenus grâce à la télématique, vous pouvez renforcer la cohésion d’équipe et encourager une adoption positive de cette solution au sein de toute l’entreprise.
En conclusion
La télématique embarquée est bien plus qu’une simple obligation légale, c’est un véritable atout pour votre entreprise. Grâce à une meilleure gestion de votre flotte, une optimisation des itinéraires, et une réduction des coûts vous pouvez accroître votre productivité et votre rentabilité. Pour réussir l’adoption de la télématique en interne, impliquez vos équipes dès le début, informez-les des avantages, formez-les à son utilisation et mettez en place des incitations pour encourager son utilisation. En suivant ces différents conseils, vous maximiserez les chances de succès de votre projet de télématique embarquée !
Pour résumer | Les meilleurs moyens de faire accepter la télématique dans votre entreprise :
Expliquer les avantages pour l’entreprise Expliquer les avantages pour les salariés
Adapter vos canaux de communication Adapter votre discours
Identifier les LeadUsers Former vos équipes Communiquer sur les succès et bénéfices
Organiser des challenges entre conducteurs
Vous souhaitez faire équiper votre flotte de véhicules ?