La géolocalisation des véhicules est devenue une pratique courante pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion de leur flotte. Cependant, il est essentiel de comprendre les droits et devoirs des employeurs mais aussi des salariés. Dans cet article retrouvez tout ce que vous devez connaître sur la législation qui encadre la protection des données des conducteurs (RGPD et CNIL).
Géolocalisation de véhicules : que dit la loi ?
En Europe, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) encadre strictement la collecte, le traitement, et la conservation des données de géolocalisation. Les entreprises doivent se conformer à ces normes pour garantir la protection des droits des conducteurs en matière de confidentialité et de sécurité des données.
La CNIL, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, est ensuite en charge de veiller à la bonne application et au respect du RGPD par les entreprises.
Droit de géolocaliser ses véhicules
Depuis maintenant plusieurs années, la télématique embarquée s’impose dans les entreprises comme un outil incontournable dans la gestion et l’optimisation d’un parc automobile. L’employeur a parfaitement le droit de faire appel à la télématique et de géolocaliser ses véhicules d’entreprise.
D’après la CNIL l’employeur peut installer des dispositifs de géolocalisation dans ses véhicules professionnels pour une ou plusieurs de ces raisons :
- Suivre, justifier et facturer une prestation de transport de personnes, marchandises ou services […]
- Assurer la sécurité de l’employé, des marchandises ou des véhicules […]
- Mieux allouer des moyens pour des prestations à accomplir […]
- Respecter une obligation légale ou réglementaire […]
- Contrôler le respect des règles d’utilisation du véhicule.
Respect de la vie privée du conducteur
Selon la loi, le salarié doit pouvoir désactiver à tout moment le dispositif de géolocalisation du véhicule. Il doit être en mesure de dissimuler sa position lorsqu’il le souhaite, lors de ses pauses ou en dehors de ses heures de travail par exemple.
Chaque télématicien doit ainsi proposer une fonctionnalité « mode vie privée » qui permet au conducteur de masquer sa localisation pendant un certain laps de temps. Ce mode vie privée peut se présenter sous la forme d’un bouton physique ou virtuel. Une fois activé, l’employeur ne peut plus visualiser la position géographique du collaborateur. La collecte du kilométrage reste, elle, tout de même possible pour continuer à suivre l’utilisation de ses véhicules à des fins d’analyses.
À noter : la CNIL précise que le responsable est en droit de demander des explications au conducteur en cas de désactivations abusives du dispositif sur son temps de travail.
Chez SuiviDeFlotte, il existe plusieurs moyens pour activer ce « mode vie privée » :
- Via l’application mobile du conducteur
- Via un SMS
- Via un bouton physique installé dans le véhicule
RGPD et traitement des données
Sécuriser les données recueillies
Pour être en conformité avec le RGPD, l’entreprise doit s’assurer que le recueil et la sauvegarde des données soient sécurisés. Cela passe par le fait de saisir et transmettre les seules données pertinentes. Il convient par ailleurs de protéger les données collectées en s’assurant de leur confidentialité. L’accès aux données de géolocalisation doit également être limité et uniquement autorisé au personnel habilité.
Tenir un registre des activités de traitement
La tenue d’un registre des activités de traitement est obligatoire. Ce registre peut aussi être partagé avec les salariés. Ce document recense et analyse la totalité des traitements des données personnelles, à savoir :
- Les personnes qui interviennent dans le traitement des données
- Les types de données traitées
- Leur utilisation
- Les acteurs pouvant accéder aux données et/ou en avoir connaissance
- La durée de conservation des données
- Le mode de sécurisation des données
Communication et intervention sociale
La transparence est essentielle pour garantir le respect des droits du conducteur. Bien communiquer permet également de favoriser la confiance et minimise les inquiétudes de vos conducteurs.
Devoir d’information de l’entreprise
Lorsqu’une flotte de véhicule est équipée d’un système de géolocalisation, les salariés doivent obligatoirement en être informés ! L’employeur peut opter pour le canal de communication qui lui convient : mail, affiche, réunion… Il peut également le mentionner sur le contrat de travail des employés.
Il convient par ailleurs de préciser que les salariés ont le droit de s’opposer à l’installation du dispositif de géolocalisation s’ils jugent qu’il ne respecte pas les conditions légales définies par la CNIL.
L’employeur ne doit pas uniquement informer ses collaborateurs que leur véhicule est géolocalisé, il doit aussi leur indiquer quelles données sont collectées, qui y a accès et pour combien de temps. Il convient aussi d’informer les employés de leurs droits vis-à-vis des ces données : droit d’y accéder, de les rectifier, de demander leur effacement, de s’opposer à leur collecte et/ou d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Consulter les IRP et DPO si existants
Si l’entreprise est dotée d’Instances Représentatives du Personnel (IRP), l’employeur devra les consulter avant de déployer des solutions de géolocalisation dans sa société. Par ailleurs, depuis la mise en œuvre du RGPD en 2018, les entreprises de plus de 250 salariés doivent avoir un Délégué à la Protection des Données (DPO). Le DPO peut donc également être sollicité, même si ce n’est pas obligatoire.
En conclusion, la géolocalisation des véhicules, bien que bénéfique pour la gestion de flotte, implique de prendre en compte la législation en vigueur et de respecter les droits du conducteur. Pour s’affranchir de ces contraintes, beaucoup d’entreprises font également le choix de ne pas géolocaliser leurs véhicules. Pour autant, elles souhaitent quand même pouvoir gérer leur parc automobile. C’est pour cela que SuiviDeFlotte propose des offres avec ou sans géolocalisation.
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Pour résumer | La législation en matière de géolocalisation de véhicule :
Mode vie privée Devoir d’information
Registre des activités de traitement Sécurité des données
CNIL RGPD